Como Emitir Nota Fiscal

Neste artigo vamos te ensinar como emitir uma nota fiscal

A nota fiscal tem a função de registrar uma venda de produto ou prestação de serviço. Sua emissão é obrigatória;

A nota fiscal eletrônica substitui a tradicional de papel e traz mais praticidade para o empreendedor e para a fiscalização do governo;

Existem 5 tipos de notas fiscais eletrônicas: Nota fiscal eletrônica (NF-e), Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e), Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e), Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e), Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e);

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• O que é a nota fiscal e para que ela serve?

• Como surgiu a nota fiscal eletrônica

• O que mudou com a NF-e

• Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?

• Benefícios de emitir nota fiscal eletrônica

• Como funciona a emissão de nota fiscal

• Como emitir nota fiscal na sua empresa passo a passo

O que é a nota fiscal e para que ela serve?

A nota fiscal é um documento com validade jurídica que serve para registrar uma venda de produto ou prestação de serviço.

Sua emissão é obrigatória em qualquer transação, porque é a partir dela que o Fisco recolhe os devidos tributos sobre as operações das empresas — do contrário, a empresa responsável pode sofrer penalidades por praticar sonegação de impostos.

Desde 2006, os antigos talões de notas fiscais vêm sendo substituídos pela nota fiscal eletrônica (NF-e), que é muito mais prática e eficiente.

Para o empreendedor, a nota fiscal facilita o controle de entrada e saída, dos impostos pagos e do faturamento, além de servir como prova da regularidade do negócio em caso de auditorias e fiscalizações.

Para o consumidor, ela serve como comprovante de compra para requisição de garantia, troca ou devolução, e também como documento fiscal para prestação de contas à Receita Federal (por exemplo, para dedução de despesas na declaração do Imposto de Renda).

Por isso, a nota fiscal é a base das relações comerciais de confiança e garante a credibilidade das empresas no mercado.

A nota fiscal eletrônica (NF-e) foi desenvolvida para modernizar a emissão de notas fiscais no Brasil.

Ela substitui o modelo tradicional de papel para trazer mais praticidade e eficácia, tanto para a fiscalização do governo quanto para a gestão de NF-e nas empresas.

Como surgiu a nota fiscal eletrônica?

O projeto de digitalização da nota fiscal começou em 2006, com o objetivo de facilitar a vida do contribuinte e agilizar o trabalho da Receita Federal.

Para saber se sua empresa é obrigada a aderir à NF-e você deve consultar o Portal NF-e da Receita Federal, o site da Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda) de seu Estado ou de Secretaria da Fazenda de sua cidade (no caso das empresas de serviço).

Mesmo que o documento digital não seja obrigatório para a sua empresa, vale a pena aderir facultativamente à NF-e, pois é uma questão de tempo até que ela se torne o único formato aceito no país.

Dessa forma, você adianta o processo de adaptação e deixa o negócio pronto para as futuras normas, em vez de ter que aderir ao modelo na última hora. 

Dica: na dúvida, pergunte ao seu contador. Ele é a melhor pessoa para orientar você sobre as escolhas mais vantajosas para sua empresa.

A implantação da nota fiscal eletrônica representa um grande avanço tecnológico para o mercado.

Isso porque, até pouco tempo atrás, as empresas perdiam muito tempo para digitar e conferir as notas fiscais.

Hoje o procedimento é mais prático, pois há a possibilidade de importar os dados de arquivos compatíveis (formato XML).

Mas a mudança mais significativa é a disponibilidade de informações das operações das empresas no site da Receita por até 180 dias, permitindo a consulta a qualquer momento pela internet com a utilização da chave de acesso gerada na emissão da nota.

Existem, atualmente, cinco principais tipos de notas fiscais eletrônicas, cada uma servindo para substituir determinados documentos.

Também há documentos fiscais específicos para certas operações e segmentos, que você pode conferir no artigo sobre tipos de notas fiscais, mas vamos nos concentrar nos mais utilizados.

1.       Nota fiscal eletrônica (NF-e)

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é a versão de nota digital mais comum, voltada às empresas do comércio. 

Ela foi criada para substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A, utilizadas nas operações de venda relacionadas à cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Logo, sua emissão é obrigatória em qualquer venda de produtos que precisam pagar ICMS.

A validação da NF-e é assegurada pela assinatura digital (emissora do documento) e pela autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado em que a empresa foi registrada.

2.       Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)

A nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e), como o nome sugere, é a nota digital que registra a prestação de serviços.

Ela foi criada para substituir a Declaração de Serviço (nota de blocos), um documento exigido pelo município e que está relacionado à cobrança do Imposto Sobre Serviço (ISS).

Na maioria dos municípios, a nota fiscal de serviços eletrônica é emitida automaticamente, por meio de softwares de emissão integrados ao sistema da prefeitura.

No caso de indisponibilidade do sistema ou qualquer impedimento, a empresa de serviços pode utilizar o Recibo Provisório de Serviços (RPS) e convertê-lo em NFS-e junto à prefeitura no prazo estipulado (geralmente, cerca de 10 dias).

Esse recibo serve como um documento fiscal temporário e também é utilizado por empresas com alto volume de transações e restrições de conectividade — nesse caso, elas enviam lotes de RPS periódicos para conversão em NFS-e.

A nota fiscal de serviços eletrônica também tem algumas particularidades, como impostos fixados por cidade e registrados por códigos da prefeitura.

Além disso, vale lembrar que cada NFS-e refere-se a um tipo específico de serviço.

3. Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

O Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) é uma nota fiscal que registra operações de transporte rodoviário de carga.

Ele foi criado para substituir diversos documentos fiscais exigidos para prestar esse tipo de serviço (Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27).

Além disso, o CT-e elimina a necessidade de faturas duplicadas e reduz drasticamente as chances de divergências entre o registro nas notas e os produtos realmente transportados por cada veículo.

A validade dele é assegurada pela assinatura digital do vendedor e pela permissão fornecida pela Sefaz.

4. Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)

A nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e) é usada no varejo para registrar a venda direta ao consumidor final. 

Ela foi criada para substituir o cupom fiscal e a nota fiscal do tipo 2, além de oferecer uma alternativa totalmente eletrônica para os atuais documentos fiscais em papel usados no varejo.

Dessa forma, a NFC-e reduz custos de obrigações acessórias aos contribuintes e aprimora o controle fiscal.

Sua principal função é comprovar o que foi adquirido pelo consumidor (produto ou serviço) e confirmar os reais custos da transação.

Em São Paulo, também é utilizado o modelo de Cupom Fiscal Eletrônico (SAT - modelo 59), com o mesmo propósito da NFC-e.

5. Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)

A nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e) é um documento digital emitido individualmente por empresas que não estão obrigadas a emitir a NF-e e têm pouca frequência de vendas.

Por essa razão, ela ficou conhecida como “nota do MEI”, já que os microempreendedores individuais são o maior grupo desobrigado a emitir notas fiscais eletrônicas comuns.

A NFA-e se parece com uma nota fiscal tradicional e pode ser emitida a partir do site da Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz)